外贸客户信息管理包括哪些

今天来聊聊如何建立：客户资料档案和沟通记录表。也就是记录客户信息和沟通细节的表格。

这份表格的核心作用是记录谈判细节、情绪变化、进展变化，让整个谈判过程详细、完整、鲜活地连成一个整体，每次跟进这个客户时，可以对这个客户有准确的判断。

这份工作簿，可以分为两张工作表：

一：客户档案表

这个很好理解，估计很多人都有这份表格。具体包含：客户基本介绍、联系人具体职位等、采购规模、需求细节、公司规模，等等。甚至可以详细到单据要求、寄件信息、社交平台主页。

总之，这张工作表是为了将你所了解到的各种客户信息归结到一起，逐渐完善，慢慢地将客户信息形成一个完整的体系，有助于在谈判中把握主动权。

没有这样的表格，所有信息一盘散沙，随着客户逐渐增多，遗忘的越来越多。记忆再好，也比不过一个烂笔头。

二：沟通记录表

这份表格是为了记录我们和每个客户沟通过程中的所有细节、重点，以便对谈判进展和客户的特点有个全面系统的把握。

1. 时间、邮件原文、邮件译文、重点标记、核心主题

这是第一部分，也就是将邮件来往完完整整地整理到表格里。将客户和你回复的邮件原文，精准地翻译出来，并且将里面的核心内容单独标记，划重点。比如对价格的反馈、样品的回复、重点用词。核心主题总结一下，单独放一列，一目了然。

别小看这个工作，整理的过程中，会让你再次加深印象，对邮件有更深的理解，也可以让你再次研究客户和你的邮件用语，及时发现遗漏、不当之处。多年的习惯使然，现在我已经习惯于先整理到表格里，确信邮件表达无误才发出邮件。

这项工作还有个重要作用，如果只是简单一两句话概括邮件内容，那么你回顾这个客户时，是冷冰冰地语言总结，无法深入研究客户的态度。但是如果你详细整理了所有的邮件往来，会发现你们谈判的进展程度，问题出现在哪里，中断在哪里，包括客户的性格，都通过这份记录总结出来。

突然客户来访或者消失后突然再次出现，那么直接拿出来这份记录，从头到尾详细回顾你们的过往谈判，快速判断接下来的工作安排。

是否有用，不能单凭我一张嘴，各位不妨试试再来判断。

2、在线聊天的原文、核心内容

任何时候、任何工具、平台的在线聊天内容，截图也好、复制也罢，将涉及工作的聊天内容完整地记录下来，可以单独放在一个文档中，但是核心内容要放在表格中，比如在线报价、客户的反馈、提及的信息等，然后备注一句“原文请见xxx文档”。和客户沟通感情的侃大山，没必要的话就算了，涉及到客户性格的判断，可以记录到表格里。

文档也别直接复制、截图就算了，日期也需要标记好，以便随时查看，

这样一来，表格内容就更加鲜活了。

3. 电话沟通的核心、客户性格判断、情绪判断

电话沟通是最直接判断客户情绪和态度的一种方式。有时候，邮件谈判看似陷入死局了，认为客户好像完全不感兴趣，也许一个电话就能改变你的判断。

而且通过电话沟通，能立刻对客户的性格特点、态度、计划，有最直接的判断，大大有利于接下来的工作计划。

所以，这通电话反馈的这些信息，一定要记录在表格里，让这份表格更加充实，不放过任何细节。

4. 搜索、发现的客户信息

不经意看到的客户动态、从别的客户口中打探到的信息、搜集到的客户信息、各种数据等，也要根据时间记录在册。如果不记录，肯定会忘记。

这些信息看似不起眼，有时候能够真实地反馈客户的计划、态度。

举个例子，客户对你的产品明确表示不感兴趣了，你却突然在Facebook不经意发现了他的相关动态，或许不是他的，而是他公司的，这说明其中有内情，需要加把劲和客户沟通了。

再比如，客户从你们工厂离开后，声称马上回国，却不经意在朋友圈or他人网站新闻中发现了客户的身影。

这都是有可能且经常出现的信息。获得客户信息本就是困难的事情，这些细节就别遗漏了，赶紧记下来吧。

通过上述巨细靡遗的记录，整个表格就像一个庞大的信息库，将你与客户的互动全部展现在眼前，不合理的风吹草动都被重点圈出，等待你深入研究。即使有时你需要领导的协助，将这个表格展示出来，领导可以更精准地帮你知指导邮件回复思路，否则单凭你自己的简单几句话总结，没法给你更系统的协助。

在大洋彼岸的客户，我们可能一生都见不了几次面，却需要将之拿下，为我们自己谋取订单，那么唯一可以了解客户的途径就是我们和客户之间的各种往来。这些都不抓住，那么哪些还值得我们抓住呢。